Protection des documents contre la fraude et la manipulation avec la chaîne de blocage

Les documents sont au centre de nombreux processus organisationnels. Ils rendent les processus traçables et les personnes responsables. Toutefois, les documents ne sont pas protégés par défaut contre la manipulation – toute personne ayant accès à un document peut le modifier et il sera difficile de reconstituer le document original. En effet, la fraude documentaire est souvent réalisée de manière aussi triviale.

Pourquoi l’intégrité des documents est-elle importante pour les organisations ?

Bien qu’il existe des systèmes de gestion de documents qui permettent de garder une trace de chaque version de chaque document, de nombreuses organisations se fient simplement aux dossiers partagés pour garder une trace de leurs documents, car c’est l’approche la plus simple. Et les documents eux-mêmes sont généralement des documents textuels de bureau qui n’ont pas de version intégrée, sans parler de la résistance à l’altération. Ainsi, la manipulation des documents devient extrêmement facile, même pour des utilisateurs moins sophistiqués sur le plan technique. Conscients que les solutions techniques adoptées par de nombreuses entreprises n’offrent pas suffisamment de garanties, et conscients du risque considérable que représente la fraude documentaire, nous avons étendu notre produit SentinelTrails afin d’offrir des fonctionnalités permettant de sécuriser les documents. Notre logiciel d’agent peut surveiller le dossier partagé et suivre chaque changement dans les documents qui y sont stockés. Les modifications sont ensuite transmises à notre service de chaîne de blocage, qui permet de suivre les modifications de tous les documents surveillés de cette manière.

Comment Blockchain peut-il protéger les documents ?

La protection des documents basée sur une chaîne de blocs garantit l’intégrité totale des documents en créant un hachage de chaque version de document, à l’aide de l’algorithme SHA-512. Ce hachage rend impossible toute manipulation des versions sans laisser de traces. Tous les hachages sont stockés sur des chaînes de blocs privées ou publiques, de sorte que personne ne peut les supprimer ou les manipuler. Ils sont disponibles sur le tableau de bord, vous pouvez donc les vérifier 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Horodatage

Chaque version est horodatée. Grâce à l’horodatage de chaque hachage, votre organisation peut suivre le moment exact où un document particulier a été modifié et par qui. Si des modifications sont apportées au fichier, les parties prenantes ayant accès au panneau de contrôle des versions pourront voir cela comme un horodatage distinct.

Protection de l’origine et de la paternité

Comme chaque modification est automatiquement enregistrée en tant que nouvelle version avec un nouvel horodatage, il est facile de suivre l’origine et la paternité d’un document – qui l’a créé, téléchargé, ouvert ou apporté des modifications – tout est disponible et ventilé par utilisateur et date/heure.

Exemple :

  1. Un employé falsifie un document non protégé lié aux politiques de l’entreprise, en modifiant une déclaration spécifique
  2. L’employé menace l’entreprise de les poursuivre en justice pour ne pas avoir respecté certaines déclarations
  3. L’entreprise dispose d’un contrôle de version sur la chaîne de blocage, qui peut légalement prouver que le document a été modifié par cet employé, en fournissant la date et l’heure exactes, le nom d’utilisateur et d’autres détails liés à cette action.

Vérification des données

La protection de la chaîne de blocage peut être utilisée pour la vérification des documents. Lorsqu’un utilisateur télécharge un fichier, il est possible de vérifier s’il a déjà été ajouté à la chaîne de blocage. En cas de documents identiques, le nom dont il provient sera facile à trouver. Cela permet de vérifier l’origine et la paternité des documents et d’éliminer le risque de fraude dans ce domaine. Afin de mieux protéger votre document contre la falsification, le site bluemega vous a créé tout un guide complet, rendez-vous sur cette page : https://www.bluemega.com/proteger-le-document-contre-la-falsification/

Conformité et protection juridique

De nombreuses réglementations relatives à la confidentialité des données, telles que la GDPR, la PSD2 et d’autres, exigent la mise en place de mesures technologiques appropriées pour garantir la sécurité des données. La protection d’une partie fondamentale des processus de toute organisation, comme sa documentation, est donc un grand pas vers le respect de la réglementation en matière de protection des données. En outre, une solution basée sur une chaîne de blocs, permettant une vérification en temps réel et un horodatage, peut être utilisée comme preuve numérique devant un tribunal.

Qui a besoin de la protection des documents ?

Alors que les petites entreprises qui ne traitent pas de gros volumes d’informations confidentielles trouveraient la protection des documents plutôt souhaitable qu’obligatoire, pour certaines organisations traitant des dossiers sensibles, cette protection automatisée des documents pourrait se révéler être un changement de cap en termes d’amélioration de la sécurité des informations.